Badania mówią, że jesteśmy najaktywniejsi jedynie przez 36% czasu poświęconego na pracę. Wydajność zależy od różnych czynników, choćby od poziomu produktywności w ciągu dnia. Dla większości z nas jej szczyt przypada pomiędzy 8.00 rano a południem, następnie spada, aby po godzinie 15.00 znowu lekko wzrosnąć.
Zostały opracowane różne techniki, których stosowanie może znacząco pomóc w planowaniu i realizowaniu planów. Warto jednak pamiętać, że bywają sytuacje, kiedy technika nie wystarcza, bo trudność leży głębiej i ma inny wymiar niż tylko nieznajomość sposobów…
Zarządzanie sobą w czasie ma ogromny wpływ na przyzywany przez nas stres, może pomóc ograniczyć szkodliwe skutki i pomóc nam sprawować kontrolę tam, gdzie jest to możliwe. To z kolei może budować pozytywny obraz samego siebie, podwyższać samoocenę a w efekcie naszą siłę sprawczą, która jest buforem między nami a wymogami świata zewnętrznego.
Oto kilka technik, których skuteczność proponujemy ocenić samodzielnie:
Technika Pomidora
Metoda na zwiększenie koncentracji i wydajności. Polega na podzieleniu czasu pracy na 25-minutowe okresy
(1 pomidor], w których nieprzerwanie wykonuje się określone zadanie. Po każdym „pomidorze” robi się krótką, 5-minutową przerwę, a po całej powtórzonej 4 razy serii dłuższy, nawet 30-minutowy odpoczynek. W ciągu 2-godzinnego cyklu pracy powinieneś wykonać całe zadanie lub określoną część większego projektu.
Nazwa pochodzi od kształtu minutnika kuchennego, który w latach 80 XX wieku bardzo często miał kształt pomidora.
Macierz Eisenhowera
Jeśli mamy trudności z określeniem, które zadania są najważniejsze i wymagają wykonania w pierwszej kolejności, skorzystajmy z tej propozycji. Jest to technika porządkowania zadań dzięki przydzieleniu ich do jednej z czterech kategorii:
Ważne i pilne – czyli priorytetowe, o dużym znaczeniu. Do wykonania w ciągu najbliższych kilku godzin.
Ważne, ale niepilne – czyli zadania, które są ważne, ale nie mają jeszcze określonego terminu wykonania. Warto zaplanować je na kilka najbliższych dni.
Nieważne, ale pilne – czyli obowiązki, które nie są znaczące, ale muszą być wykonane w określonym i stosunkowo krótkim czasie. W tej kategorii znajduje się np. telefon do banku czy potwierdzenie lub sprawdzenie ważnej informacji. Te zadania można przekazać innym.
Nieważne i niepilne – czyli tzw. pożeracze czasu, które można pominąć, delegować lub zająć się nimi w wolnej chwili.
Korzystanie z macierzy ułatwia pracę i zmniejsza ilość czasu marnowanego na zastanawianie się, co należy wykonać,
a co można odłożyć na później lub delegować komuś innemu.
Zasada Pareta
Kluczowe w zarządzaniu sobą w czasie jest odpowiednie ustalenie priorytetów, w których szczególnie pomocna okazuje się reguła Pareta. Według niej jedynie 20% wykonywanych przez nas obowiązków przynosi aż 80% efektów. Co to oznacza w praktyce? Nie wszystkie powierzane nam zadania mają taką samą wartość. Wystarczy więc, że skutecznie określimy najważniejsze obowiązki i na ich wykonanie poświecimy najwięcej czasu i energii. Pozostałe zadania możemy delegować innym lub zająć się nimi pod koniec dnia.
Metoda ABC
Rozszerzeniem zasady Pareta jest metoda ABC. Jeśli masz już jasno sprecyzowane priorytety, możesz przydzielić wszystkie zadania do odpowiednich sekcji, kolejno do kolumny A, B i C. Każda z liter określa ważność danego obowiązku, tj.:
w kolumnie A znajdują się zadania bardzo ważne, które przynoszą aż 80% rezultatów – należy je wykonać samodzielnie;
w kolumnie B są zadania ważne, ale które nie wymagają szybkiego wykonania – można je zlecić zaufanej osobie
lub zaplanować ich samodzielne wykonanie w przyszłości;
w kolumnie C są zadania mało ważne, które przynoszą najmniej efektów – najlepiej zlecić je komuś innemu.
Ta metoda pozwala mieć większą kontrolę nad wykonywanymi obowiązkami, a dzięki temu szybciej osiągać pożądane rezultaty. To tylko wybrane techniki, jest ich znacznie więcej. Zachęcamy do poszukiwań i testowania najlepszych dla siebie
